Job, Familie, Haushalt, Freunde, Hobbys. Das alles unter einem Hut zu bekommen, ist die tägliche Herausforderung, der wir uns stellen müssen.
Die Lösung ist aber nicht, wie vielleicht viele von uns denken, Überstunden zu machen und ein fleißiges Bienchen zu sein. Dann laufen wir Gefahr uns zu überfordern und zu verausgaben, was zu Erschöpfung, Stress, schlechte Laune und gesundheitlichen Problemen führt.
Vielleicht liegt die Ursache darin, dass du den unbedeutenden Tätigkeiten viel zu viel Aufmerksamkeit schenkst und dabei die wirklich wichtigen Aspekte aus dem Blick verlierst? Und dann gibt es aber auch noch den anderen Typ Mensch. Den, bei dem du dich immer wieder fragst, wie er oder sie „das eigentlich alles auf die Reihe kriegt“. Ganz einfach: diese Menschen arbeiten äußerst produktiv.
Du möchtest auch dazu gehören? Ich habe dir 13 leicht umsetzbare Tipps zusammengestellt, mit denen du produktiver wirst. Viel Spaß bei der Umsetzung.
1. Finger weg von den E-Mails!
Viele Menschen machen morgens, wenn Sie ins Büro kommen einen entscheidenden Fehler. Sie holen sich eine Tasse Kaffee, starten den Computer und beginnen E-Mails zu lesen. Aber wenn du so in den Tag startest läufst du Gefahr, dich von den Mails durch den Tag treiben zu lassen. Zeit für die wichtigen Projektaufgaben bleibt dann nicht mehr. Und wenn du Feierabend machst, dann gehst du mit dem Gefühl nach Hause, wieder mal nichts geschafft zu haben.
Daher mein Tipp: Beginne den Arbeitstag mit den 3 wichtigsten Aufgaben des Tages. Erledige diese effizient, ohne dich dabei ablenken zu lassen. Danach lies erst deine E-Mails. Warum? So hast du bereits einiges geschafft und bist zufrieden, bevor der Wahnsinn beginnt.
2. Entscheide dich!
Nachdem du neue Mails erhalten hast, gehe diese nach und nach durch. Frage dich bitte bei jeder Mail:
- Um was geht es? Was muss ich tun?
- Wer ist der Absender?
- Bis wann soll ich die Mail beantworten?
- Wie lange werde ich für die Bearbeitung benötigen?
- Wann sollte ich mit der Bearbeitung beginnen?
- Falls du die Mail nur lesen musstest: Wo lege ich die Mail ab?
Wenn die Bearbeitung einer E-Mail nur ca. 3 Minuten dauert, dann erledige dies bitte auch sofort. So hast du schnell etwas geschafft und bekommst ein gutes Gefühl. An diese Mail brauchst du nun nicht mehr zu denken oder ein weiteres Mal anzufassen.
Wenn du eine E-Mail nicht mehr heute bearbeiten wirst, z.B. weil es mehr Zeit beansprucht, oder weil du die Antwort erst in zwei Wochen liefern sollst, dann plane die Mail bitte sofort ein. Und zwar konkret. Lasse also die Mail bitte nicht im Posteingang stehen und markiere diese wieder als „ungelesen“. Um die Mail einzuplanen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- du druckst sie aus und legst sie in eine Wiedervorlagemappe
- du wandelst sie in eine Aufgabe um
- du wandelst sie in einen Termin um
- du setzt ein Nachfassen-Fähnchen an die Mail und vergibst einen konkreten Tag für die Bearbeitung.
Probiere die verschiedenen Möglichkeiten einfach aus und finde den für dich passenden Weg.
Gelesene Mails verschiebst du sofort in einen Unterordner, von denen du mehrere zu verschiedenen Themen anlegen solltest. So erhältst du einen besseren Überblick.
E-Mails, die nicht weiter für dich relevant sind, solltest du sofort löschen. Warum sie noch länger aufheben? Wenn du deine Mails nur 1x pro Jahr löschst, dann kostet dich das sehr viel Zeit. Denn dann müsst du jede Mail noch einmal lesen.
3. Plane deinen Tag
Du denkst jetzt vielleicht „Das mache ich schon.“ Aber planst du deine Aufgaben schriftlich, oder nur im Kopf? Das macht nämlich einen großen Unterschied: bei Plänen, die du nur im Kopf erstellst, läufst du eher Gefahr, sie schnell wieder umzuschmeißen. Schriftliche Pläne dagegen werden eher eingehalten. Aber musst du wirklich alles planen? Ja!
Mein Tipp: reserviere in deinem Kalender Zeit für Routinetätigkeiten, für Postbearbeitung (auch E-Mails) und nicht nur Besprechungen, sondern auch die Besprechungsvor- und -nachbereitung. Das kommt dir übertrieben vor? Es spiegelt nur die Realität wieder. Wichtig ist auch, dass du nicht den ganzen Tag verplanst, sondern Zeit für Unvorhergesehenes frei lässt. Denn auch das gehört aus Erfahrung dazu.
4. Setze Prioritäten
Produktiv kannst du nur sein, wenn du dich nicht den ganzen Tag lang mit unwichtigen Themen beschäftigst, sondern nur mit den wirklich wichtigen Dingen. Aber was ist wichtig und was weniger wichtig? Diese Frage solltest du dir bei jeder Aufgabe stellen. Zur Einordnung hilft dir das Eisenhower-Prinzip. Dabei ordnest du deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit ein. Dringend ist das, was heute noch erledigt werden muss. Weniger dringend das, was noch ein paar Tage Zeit hat. Das ist einfach einzuordnen.
Aber was ist wichtig und was weniger wichtig? Da wird es schon schwerer. Aus meiner Sicht sind die Aufgaben wichtig, bei dem es um deine Kunden geht, der Prozess sonst stockt, das Unternehmen Geld verlieren könnte und alles, was dir hilft deine Ziele zu erreichen. Alles andere ist weniger wichtig.
Die dringenden und wichtigen Aufgaben erledigst du noch heute. Die wichtigen, aber noch nicht dringenden Aufgaben planst du ein (Zeitpuffer nicht vergessen!). Und die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben delegierst du.
5. Höre nach 80% auf
Eigentlich ist es ganz einfach: den größten Teil einer Aufgabe (ca. 80%) kannst du häufig in sehr kurzer Zeit erledigen (ca. 20%). Um es aber perfekt zu machen (also 100% zu erreichen), benötigst du sehr viel Zeit (ca. 80%). Das nennt man das Pareto-Prinzip. Du kannst also Zeit sparen und produktiver werden, wenn du öfters deine Aufgaben bereits nach 80% beendest. Probiere es einfach mal aus.
6. Pomodoro-Technik
Du hast viele Themen auf deinem Zettel, die du beginnen bzw. erledigen möchtest und willst an einem Tag richtig viel davon schaffen? Kein Problem mit der Pomodoro-Technik. Die Grundlage dieser Methode ist eine einfache Erkenntnis: Eine Tätigkeit dauert so lange, wie Zeit für die Erledigung da ist.
Der Trick besteht also darin, die Zeit pro Aufgabe zu beschränken. Aber auch die Pausen zwischendurch sind sehr wichtig, um den Kopf frei zu bekommen für das nächste Thema.
Wenn du also die Zeit für die Bearbeitung einer Aufgabe beschränkst, setzt du dich selbst unter Druck, diese Aufgabe auch in der vorgegebenen Zeit zu erledigen. Während des Zeitfensters konzentrierst du dich andererseits aber auch nur auf diese Aufgabe. Da du aber viele dieser Zeitfenster an einem Tag hast, kannst du viele verschiedene Themen bearbeiten.
Wie gehst du vor?
Du bearbeitest 25 min. eine Aufgabe, dann machst du 5 min. Pause. Danach bearbeitest du wieder 25 min. lang eine Aufgabe und machst 5 min. Pause. Dann kommt die nächste Einheit mit 25 min. Arbeiten und 5 min. Pause. Nach der letzten Zeiteinheit mit 25 min. folgt eine längere Pause von 15-20 min. Dann geht es wieder von vorne los.
7. Räume deinen Schreibtisch auf
Hand aufs Herz: wie sieht es auf deinem Schreibtisch aus? Liegen dort verschiedene Vorgänge übereinander gestapelt? Oder gibt es einen Turm mit Ablagekästen? Kleben verschiedene Post-It am Bildschirm? Ist die Schreibtischunterlage vollgeschrieben? Diese ganzen Dinge solltest du wegräumen. Denn ein voller Schreibtisch lenkt dich bewusst oder unbewusst von deiner aktuellen Aufgabe ab.
8. Arbeite im Stehen
In einigen Unternehmen gibt es für die Mitarbeiter bereits höhenverstellbare Schreibtische, sodass man zwischen Sitzen und Stehen wechseln kann. Aber auch wer nicht so einen Schreibtisch hat, sollte immer wieder die Gelegenheit nutzen, im Stehen zu arbeiten. Warum steigert das Arbeiten im Stehen die Produktivität? Die Körperhaltung ist anders, der Kreislauf funktioniert besser und im Stehen wechselt man öfters die Position. Dies alles hilft die Konzentration zu erhöhen. Und du kannst das Stehen auch nochmal anders nutzen:
9. Stehung statt Sitzung
Kommst du auch manchmal aus Besprechungen heraus und empfindest sie als reine Zeitverschwendung? Vielleicht weil sie schlecht vorbereitet waren, du von PowerPoint-Folien erschlagen wurdest oder sich die Gespräche im Kreis drehten und niemand auf den Punkt kam. Erfahrungsgemäß dauern Besprechungen länger als notwendig.
Dies kannst du ändern, indem du gar nicht erst das Meeting im Besprechungsraum stattfinden lässt, wo sich alle bequem hinsetzen und es sich mit Kaffee und Keksen gemütlich machen. Rufe einfach die Kollegen zu einer kurzen Zusammenkunft im Stehen ein. Vielleicht in der Teeküche, auf dem Flur oder im Büro. Du wirst sehen, diese Meetings werden viel effizienter verlaufen. Es mag niemand länger, als 20 min. stehen, es gibt keine PowerPoint-Präsentationen und somit kommen alle schneller auf das Wesentliche zu sprechen.
10. Verlasse in der Mittagspause deinen Schreibtisch
Gehörst du auch zu den Menschen, die keine richtige Mittagspause machen, sondern am Schreibtisch ihr mitgebrachtes Brot oder ähnliches essen? Glaubst du, du schaffst mehr, wenn du ohne Pause durcharbeitest? Da liegst du falsch. Verlasse in der Mittagspause deinen Schreibtisch. Am besten gehst du nach draußen und machst einen kurzen Spaziergang. Vielleicht ist ein Wald, eine Wiese oder einfach ein schöner Platz in der Nähe. Wenn du an deinen Schreibtisch zurück kehrst wirst du viel kreativer und motivierter sein, da dein Gehirn besser durchblutet ist und du etwas Abstand zur Arbeit gewonnen hast.
11. Reduziere Störungen
Kennst du diese Tage? Du hast mit einer Aufgabe angefangen (z.B. willst du ein Angebot schreiben), aber dann klingelt das Telefon. Du sprichst mit dem Anrufer und danach musst du erstmal wieder überlegen, wo du stehen geblieben bist. Nach kurzer Zeit steht ein Kollege neben dir und hat eine Frage. Dann kommt eine neue E-Mail rein. Und so geht das den ganzen Tag. Ständig wirst du rausgerissen und kommst mit deiner Aufgabe nicht richtig voran. So kann sich etwas, das eigentlich nur eine Stunde dauern würde den ganzen Vormittag hinziehen. Und wenn du in den Feierabend gehst, hast du das Gefühl mal wieder nichts geschafft zu haben.
Die Lösung: reduziere deine Störungen bzw. Unterbrechungen. Wenn du konzentriert an einer Sache dran bleibst, hast du sie auch schnell fertig. Versuche als nicht, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Dadurch wirst du tatsächlich unproduktiver.
12. Sage nicht „ja“ wenn du „nein“ meinst
Du hast deine Arbeitszeit reduziert, um mehr Zeit für die Familie zu haben? Nach der Baby-Pause fängst du erstmal mit 20, 25 oder 30 Stunden pro Woche an? Prima. Aber hat das auch dein Chef verstanden? Oder hast du genau genommen die gleichen Aufgaben, wie zu der Zeit als du Vollzeit gearbeitet hast? Dann hast du sicherlich auch schon festgestellt, dass das nicht funktioniert. Du solltest dringend mit deinem Chef ein Gespräch führen und darauf bestehen, dass dein Aufgabenbereich deiner Arbeitszeit entsprechend angepasst wird.
Dein Aufgabenbereich wurde angepasst, aber du übernimmst immer wieder zusätzliche Aufgaben? Dann wird es Zeit für dich, für dich selbst zu sorgen und zu lernen „Nein“ zu sagen. Häufig sagen wir Frauen „Ja“, obwohl wir eigentlich „Nein“ meinen, weil wir nett sein wollen, keinen Streit beginnen möchten oder uns leicht locken lassen („Niemand kann das so gut wie Sie.“). Wer mehr Aufgaben übernimmt, als er genau genommen schaffen kann, der wird überfordert und gestresst. Aber nicht produktiver und zufriedener. Also: mehr Mut zum Nein!
13. Lege einen Aufschieberitis-Tag ein
Wer kennt das nicht? Unangenehme Aufgaben werden gerne vor sich hergeschoben. Aber dadurch werden sie auch nicht besser. Sie quälen uns nur länger. Wie viel hat sich bei dir bereits angehäuft? Mein Tipp: lege einen Aufschieberitis-Tag ein. Erstelle dafür eine Liste der Aufgaben, die du seit einiger Zeit vor dich her schiebst, priorisiere sie (vielleicht hat sich ja doch das eine oder andere bereits erledigt oder ist nicht mehr wichtig) und dann geht’s los. Mache es dir ruhig angenehm. Vielleicht motiviert dich Musik, dann hörst du an diesem Tag einfach deine Lieblingsmusik. Vergiss auch nicht Pausen zu machen. Und belohne dich zwischendurch. Am Ende des Tages wirst du merken, wie eine große Last von dir abgefallen ist. Dann plane gleich den nächsten Aufschieberitis-Tag ein.
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Über die Autorin
Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation und hat schon vielen Sachbearbeitern und Führungskräften dabei geholfen Ihren Arbeitsplatz so zu strukturieren, dass sie produktiver sind und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.
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